EssentialPIM Free est une version gratuite de l'application qui vous permet de gérer le temps, les contacts, les notes et les tâches planifiées. Le programme est entièrement synchronisé avec MS Outlook, il offre également l'importation et l'exportation de fichiers HTML, RTF, CSV, TXT ainsi que des applications Outlook Express et TreePad. Toutes les données stockées dans EssentialPIM peuvent être protégées par mot de passe et le fichier de base de données peut être encodé avec l'un des nombreux algorithmes de cryptage disponibles à partir de l'AES standard (Rijndael).

La version EssentialPIM Pro inclut également un support de sauvegarde avancé, le support multi-utilisateurs pour une seule base de données, la synchronisation avec PocketPC ou Smartphone. EssentialPIM Free est également disponible en version portable, qui peut être stockée par exemple sur une clé USB. Cette option est très utile lorsque vous voulez accéder à vos données depuis n'importe quel ordinateur.